Comment auditer son budget print annuel en cinq étapes

Les cinq étapes, la donnée à extraire et le temps à prévoir

Cette méthode est celle que nous appliquons nous-mêmes. Elle est publiée ici en entier, dans l'ordre exact, avec les temps que nous constatons : elle est faisable en interne par une personne qui a accès à la comptabilité fournisseurs et aux cahiers des charges des supports. Vous n'avez besoin d'aucun logiciel, d'aucun consultant et d'aucune donnée de marché. Un tableur à onze colonnes suffit.

Le mot audit prête à confusion : dans le langage courant, un audit des coûts d'impression désigne l'examen d'un parc de photocopieurs. Ici il s'agit d'autre chose, le print de production, c'est-à-dire les catalogues, plaquettes, dépliants, papeteries et supports événementiels fabriqués par des imprimeurs. La distinction entre les deux métiers est détaillée dans notre définition de l'audit des coûts d'impression. L'objectif n'est pas de savoir combien vous dépensez, mais de savoir si ce que vous dépensez correspond à ce que vos supports devraient coûter, ce que fait aussi l'audit gratuit des coûts d'impression que nous réalisons.

Étape 1 : rassembler douze mois de factures, y compris celles passées par les agences

Le piège est immédiat. Si vous demandez à la comptabilité l'ensemble des factures du fournisseur intitulé imprimeur, vous récupérez au mieux la moitié de la dépense. Le reste est ailleurs : dans les prestations d'une agence de communication qui a refacturé la fabrication d'un dépliant en même temps que sa création, dans un budget salon qui a payé des kakémonos et un catalogue, dans les frais généraux d'une filiale qui a commandé ses propres cartes de visite, parfois sur une carte achat.

Demandez donc un export du grand livre sur douze mois glissants, tous comptes confondus, et filtrez sur les montants plutôt que sur les libellés. Passez ensuite en revue les fournisseurs qui ne sont pas des imprimeurs mais qui ont pu en facturer un : agences, régies, organisateurs d'événements, cabinets de conseil. Pour chacun, réclamez le détail de la ligne de fabrication. C'est la partie ingrate de l'exercice, et c'est celle qui explique l'essentiel des écarts entre le budget que l'on croit avoir et celui que l'on a réellement. La reconstitution poste par poste de la dépense est détaillée dans notre article sur le budget impression annuel d'une PME.

Vous savez que l'étape est terminée quand le total obtenu ne bouge plus après un dernier tour des services. Une différence de dix à quinze pour cent entre le premier total et le total final est fréquente, et elle vient presque toujours des commandes passées hors du service communication.

Étape 2 : reconstituer le portefeuille de supports et leurs volumes réels

Une facture dit un montant, elle ne dit pas ce qui a été fabriqué. Il faut donc transformer la liste de factures en liste de supports. Pour chaque support récurrent, notez cinq caractéristiques : le format fini, la pagination, le papier et son grammage en g/m², la finition éventuelle, et la quantité commandée sur l'année, en distinguant les commandes successives.

La meilleure source n'est pas le fichier, c'est l'objet. Rassemblez physiquement un exemplaire de chaque support sur une table. Un coup d'oeil et un pied à coulisse valent mieux qu'une heure de recherche dans les cahiers des charges : vous verrez immédiatement les grammages surdimensionnés, les formats hors norme, les pelliculages posés par habitude. Si le papier vous est inconnu, la facture de l'imprimeur le mentionne presque toujours par sa marque et son grammage.

Notez aussi le nombre de versions distinctes de chaque support, une par agence ou par filiale par exemple. C'est cette information, et non la quantité totale, qui détermine le procédé pertinent et donc le prix. Un tirage global de 5 000 exemplaires en cinq versions se comporte comme cinq travaux de 1 000.

Étape 3 : isoler le coût unitaire réel par support livré

Le coût unitaire réel n'est pas le prix du devis divisé par la quantité annoncée. C'est la dépense annuelle totale du support, transport compris, épreuves comprises, frais de reprise de fichier compris, divisée par le nombre d'exemplaires réellement reçus et réellement utilisés.

Deux corrections comptent. La première porte sur les frais annexes : le transport et les épreuves contractuelles sont souvent facturés sur des lignes distinctes, parfois sur une facture distincte, et disparaissent du calcul si on ne les rapatrie pas. La seconde porte sur les exemplaires perdus : un support imprimé à 10 000 exemplaires dont 3 000 partent au pilon parce que le tarif a changé coûte réellement un tiers de plus à l'unité utile. Faites les deux calculs, coût par exemplaire livré et coût par exemplaire utilisé, et gardez les deux colonnes.

À la fin de cette étape, classez vos supports par dépense annuelle décroissante. Dans la plupart des portefeuilles, trois à cinq supports concentrent l'essentiel du budget. Ce sont les seuls sur lesquels il vaut la peine de poursuivre l'analyse en détail.

Vous avez fait le tableau et l'écart vous paraît anormal sur deux ou trois supports. L'audit gratuit des coûts d'impression reprend vos douze mois de commandes et rechiffre chaque support auprès de l'atelier réellement équipé, avec un rapport écrit sous dix à quinze jours ouvrés.

Étape 4 : repérer les commandes d'urgence et les réimpressions

Reprenez votre tableau et ajoutez deux colonnes binaires : commande passée en délai raccourci, et réimpression du même support dans l'année. Le délai raccourci se repère à l'écart entre la date de commande et la date de livraison, et parfois à une ligne de supplément explicite sur la facture. La réimpression se repère à la simple présence de deux commandes du même support à quelques mois d'intervalle.

Ces deux colonnes sont le meilleur indicateur de santé de votre organisation print. Une urgence coûte plus cher pour une raison mécanique : elle interdit de consulter, elle impose l'atelier disponible plutôt que l'atelier adapté, et elle fait passer en numérique un travail qui relevait de l'offset. Une réimpression rapprochée signale, elle, une quantité initiale mal calibrée, dans un sens ou dans l'autre.

Totalisez la part de la dépense annuelle que représentent ces deux colonnes. C'est le chiffre le plus utile de tout l'audit, parce que c'est celui sur lequel vous pouvez agir sans changer un seul fournisseur : un calendrier de commande anticipé de trois semaines suffit à en récupérer une partie.

Étape 5 : comparer chaque support à son coût de production théorique

Les quatre premières étapes décrivent ce que vous payez. La cinquième dit si c'est le bon prix. Prenez les trois à cinq supports les plus lourds identifiés à l'étape 3 et faites-les chiffrer à neuf, à cahier des charges strictement identique, auprès d'ateliers différents de votre fournisseur actuel.

Trois conditions rendent la comparaison valable. Le cahier des charges doit être complet et figé : format ouvert et format fermé, pagination, procédé laissé libre, papier et grammage exacts, nombre de couleurs recto et verso, finitions, façonnage, tolérance de quantité, délai et lieu de livraison. Les quantités demandées doivent être vos quantités réelles, pas des quantités rondes. Et vous devez demander deux chiffrages, pour la quantité prévue et pour la quantité immédiatement supérieure : c'est le comparatif qui révèle où se situe votre point de bascule. C'est ce double chiffrage qui révèle votre point de bascule réel.

Un écart important entre deux chiffrages ne signifie pas qu'un imprimeur vous surfacture. Il traduit le plus souvent une inadéquation entre votre support et le parc machines consulté, ce qui explique pourquoi deux devis d'impression varient du simple au double. C'est précisément cette inadéquation que l'audit cherche à mesurer.

Quand faire appel à un tiers devient rationnel, et quand cela ne l'est pas

Cette méthode est autonome jusqu'à l'étape 4 incluse. N'importe quelle direction marketing ou service achats la mène seul, et le résultat est déjà exploitable : vous connaissez votre dépense réelle, votre coût unitaire par support et votre part d'urgences. Rien de tout cela ne nécessite un intermédiaire, et faire appel à un tiers pour obtenir ces quatre colonnes est une dépense inutile.

L'étape 5 est celle qui change de nature. Comparer un coût réel à un coût théorique suppose de savoir quel atelier est réellement équipé pour votre support, quel format de presse permet de gagner une pose, et quel façonnier travaille en interne plutôt qu'en sous-traitance. Un acheteur non spécialiste n'a pas cette information, et le secteur ne la publie pas : l'Insee recense environ 16 000 entreprises d'imprimerie en France en 2023, sans aucune grande entreprise et avec 76 pour cent des effectifs en PME et microentreprises. Consulter au hasard dans un marché aussi atomisé produit des écarts de prix qui ne veulent rien dire.

Voici la règle de décision, et ses limites.

• Faites-le seul si votre dépense annuelle imprimée est modeste, si elle est concentrée sur un ou deux supports, ou si vous voulez d'abord savoir de quoi vous parlez avant d'engager une discussion. Les étapes 1 à 4 vous donnent cela en trois demi-journées.
• Faites appel à un tiers si plusieurs services ou plusieurs sites commandent séparément, si vous avez plus de dix supports récurrents, ou si l'étape 4 fait apparaître une part d'urgences que vous ne savez pas expliquer.
• Ne faites appel à personne si votre activité imprimée se résume à des commandes ponctuelles sans historique : il n'y a ni série à comparer, ni dispersion à corriger. Une simple demande de devis suffit.
• Méfiez-vous d'un tiers qui vous annonce un pourcentage d'économie avant d'avoir vu vos pièces. Un chiffre donné avant l'étape 5 n'est pas un résultat d'audit, c'est un argument commercial.