Un audit des coûts d'impression, au sens du print de production, reprend douze mois de factures, de cahiers des charges et de volumes de supports imprimés, puis rechiffre chaque support comme s'il était commandé aujourd'hui chez l'atelier réellement équipé pour le produire. Il ne porte ni sur les imprimantes de bureau, ni sur les cartouches, ni sur les contrats de maintenance, mais sur les catalogues, plaquettes, papeteries et supports événementiels. Comptez une heure de cadrage, puis dix à quinze jours ouvrés jusqu'au rapport écrit.
Ce qu'un audit examine quand il porte sur des imprimés commerciaux
L'objet analysé n'est pas une machine, c'est une commande. Pour chaque support récurrent, l'audit reconstitue quatre choses : le procédé utilisé au regard de la quantité livrée, le nombre de poses du format fini sur la feuille de presse, le grammage et le façonnage retenus, et le circuit réel de fabrication, c'est-à-dire qui imprime, qui plie, qui relie et qui livre.
Chacun est ensuite rechiffré. Non pas en demandant une remise, mais en posant le même cahier des charges à un atelier dont le parc machines correspond au travail. L'écart se trouve là : entre ce que vous payez et ce que le support coûterait chez l'atelier équipé pour lui. Le détail des dix postes examinés figure sur notre page audit gratuit des coûts d'impression, qui les reprend un par un avec le mécanisme du surcoût.
Un point mérite d'être dit tout de suite, parce qu'il surprend souvent : le prix du papier n'est presque jamais le poste décisif. Ce qui décide, c'est le nombre de feuilles imprimées, le nombre de calages payés et le nombre de mains par lesquelles la commande est passée.
Deux métiers portent le même nom, et ce n'est pas un détail
Cherchez "audit des coûts d'impression" et vous tomberez sur des loueurs de copieurs, des éditeurs de logiciels de suivi d'impression et des offres de managed print services. Ces prestations existent, elles sont utiles, et elles n'ont aucun rapport avec le coût d'un catalogue de 32 pages.
La confusion vient du vocabulaire du client : ce qu'une entreprise appelle une imprimante professionnelle désigne selon les cas un copieur de couloir ou une presse offset de 70 x 100 cm. L'un se facture au coût à la page, l'autre au calage, à la feuille et au passage de façonnage. Une direction de la communication qui cherche à réduire sa dépense de plaquettes ne trouve, sur ce champ sémantique, que des contenus destinés à sa direction informatique.
| Critère | Audit de parc bureautique | Audit de production imprimée |
|---|---|---|
| Objet audité | Le parc de copieurs et d'imprimantes de bureau, et son usage | Les supports imprimés commandés à l'extérieur : catalogues, plaquettes, papeterie, supports événementiels |
| Postes examinés | Coût à la page, consommables, contrats de maintenance, volumes imprimés par service, règles d'impression | Procédé selon la quantité, nombre de poses sur la feuille, grammage, format, façonnage, circuit de fabrication, regroupement des commandes |
| Prestataires typiques | Constructeurs et loueurs de matériel, éditeurs de logiciels de suivi d'impression, prestataires de managed print services | Courtiers en impression, consultants achats spécialisés en print, directions achats disposant d'une compétence fabrication |
| Période analysée | Relevés de compteurs, généralement sur la durée du contrat de location en cours | Douze mois glissants de factures et de cahiers des charges |
| Livrable | Cartographie du parc, coût à la page recalculé, plan de rationalisation du nombre de machines | Rapport écrit chiffré poste par poste, comparatif support par support entre circuit actuel et circuit proposé, ajustements de format et de grammage, calendrier de regroupement |
| Économie recherchée | Réduire le nombre de machines, le volume imprimé en interne et le coût des consommables | Faire produire chaque support par l'atelier réellement équipé, sans cascade de sous-traitance ni feuille de presse gaspillée |
Vos dépenses de catalogues et de plaquettes n'ont jamais été analysées pour ce qu'elles sont. L'audit gratuit des coûts d'impression les reprend sur douze mois et chiffre l'écart support par support, sans toucher à votre parc bureautique.
Les pièces à fournir, et pourquoi chacune compte
Quatre types de documents suffisent. Chacun répond à une question que les autres ne permettent pas de trancher.
- Les factures d'impression des douze derniers mois. Elles donnent le prix réellement payé et la quantité réellement livrée, qui n'est pas toujours celle du devis du fait de la tolérance de quantité prévue aux conditions générales.
- Les cahiers des charges ou fiches techniques des supports récurrents. Format fini, papier et grammage, couleurs, façonnage. Sans eux, impossible de rechiffrer : on ne compare pas deux prix, on compare deux travaux.
- Les volumes annuels par support. Ils décident du procédé pertinent et révèlent les commandes fractionnées entre plusieurs services ou plusieurs sites.
- Un échantillon papier de chaque support principal. C'est la seule façon de juger si le grammage est surdimensionné ou insuffisant, et si une finition apporte quelque chose au support. Le grammage se lit en g/m², la main du papier ne se lit que dans la main.
Ce que contient le rapport, et en combien de temps il arrive
Le déroulé tient en quatre étapes : cadrage d'environ une heure, collecte des pièces, analyse et chiffrage, remise du rapport. Comptez dix à quinze jours ouvrés entre la réception des documents et la restitution, selon le nombre de supports à comparer.
Le rapport est écrit, remis en PDF et présenté de vive voix. Il contient les postes d'économie chiffrés un par un sur vos volumes réels, un comparatif support par support entre le circuit actuel et le circuit proposé, les ajustements de format, de grammage et d'imposition recommandés, et un calendrier de regroupement des commandes. Aucun chiffre n'y est extrapolé d'une moyenne de marché : tout est calculé sur les pièces fournies. Les leviers activés dans ce rapport sont ceux que détaille notre article sur les dix leviers pour réduire le coût de ses supports imprimés.
À qui cet audit ne sert à rien
Il ne sert à rien à une entreprise dont la dépense imprimée annuelle est trop faible ou trop ponctuelle pour que l'optimisation vaille le temps qu'elle consomme. Le critère n'est pas un montant, c'est la récurrence et la dispersion.
- Une commande unique, un lancement isolé, un support qui ne reviendra pas. Ni historique à comparer, ni dispersion à corriger, ni regroupement à organiser. Une consultation d'ateliers sur ce seul projet fait le travail, et plus vite.
- Une dépense annuelle qui tient sur une ou deux factures. La collecte des pièces mobilise une demi-journée à une journée de temps interne, entre la comptabilité, la communication et les achats. Sur un volume aussi faible, ce temps coûte plus que l'écart qu'il permettrait de récupérer.
- Un portefeuille déjà consolidé chez un atelier dont le parc correspond aux supports. Cela existe. Dans ce cas, l'audit confirme la situation et ne dégage rien. Nous le disons à nos interlocuteurs quand c'est ce que montrent les pièces.
La contrepartie est claire : dès que plusieurs supports reviennent chaque année, ou que plusieurs services, sites ou filiales commandent séparément, il y a de la matière. La dispersion est la condition de l'économie, pas le volume seul.
Ce qu'il faut vérifier avant d'accepter un audit gratuit
Un audit gratuit est un investissement commercial du prestataire, ce qui est légitime à condition que le cadre soit écrit avant l'envoi des documents. Quatre points à faire préciser.
- Ce que devient le rapport. Il doit vous appartenir, y compris pour renégocier avec votre imprimeur actuel. Un rapport qui ne peut servir qu'à passer commande chez celui qui l'a produit n'est pas un audit, c'est une proposition commerciale.
- La confidentialité de vos prix. Vos factures et vos cahiers des charges ne doivent être communiqués à aucun atelier. Une convention de confidentialité se signe avant l'envoi si votre service juridique le demande.
- L'absence d'engagement de volume. Aucune obligation de confier tout ou partie de la production ensuite, ni de rompre avec vos fournisseurs actuels.
- La méthode de chiffrage. Demandez sur quelle base les économies annoncées sont calculées. Une consultation réelle d'ateliers sur vos cahiers des charges est vérifiable ; un pourcentage moyen appliqué à votre budget ne l'est pas. C'est le même réflexe que celui décrit dans notre article sur l'écart de prix entre deux devis d'imprimeurs.
À retenir
Douze mois de factures et de cahiers des charges, quatre étapes, dix à quinze jours ouvrés jusqu'au rapport écrit : voilà le format d'un audit des coûts d'impression au sens du print de production. Règle de décision : l'audit se justifie par la récurrence et la dispersion des commandes, jamais par le seul montant dépensé. Sa limite : sur une commande unique ou une dépense concentrée sur une ou deux factures, il consomme plus de temps interne qu'il ne rapporte.
Faire analyser vos supports imprimés, pas votre parc de copieurs
Un rendez-vous de cadrage d'une heure, vos factures et vos cahiers des charges des douze derniers mois, puis un rapport écrit chiffré poste par poste sous dix à quinze jours ouvrés. Pour un support à chiffrer tout de suite, une proposition vous parvient sous 24 heures ouvrées.